Política de privacidad

De conformidad con lo establecido en la legislación vigente sobre protección de datos, el Reglamento (UE) 2016/679, del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos (en adelante, RGPD), así como en la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos y garantía de los derechos digitales (en adelante, LOPD-GDD), se informa al usuario, de conformidad con lo establecido en los artículos 13 del RGPD y 11 de la LOPD-GDD, lo siguiente:

1. Responsable

¿Quién es el responsable del tratamiento de sus datos?

2. Finalidad

¿Con qué finalidad trataremos sus datos personales?

AXARKIA AI PROYECTOS DE INTELIGENCIA ARTIFICIAL S.L. trata su información para:

• Mantenimiento de la relación mercantil y prestación del servicio contratado.
• Realización de un presupuesto ajustado a sus necesidades.
• Gestionar comunicaciones por correo electrónico con interesados.
• Llevar a cabo los procesos de selección de la sociedad.
• Gestión de los empleados y recursos humanos de la sociedad.
• Envío de información comercial vinculada con nuestro sector: actividades de consultoría informática y gestión de instalaciones informáticas.
• Controlar la seguridad de las instalaciones (videovigilancia).
• Gestionar las actividades formativas.

¿Durante cuánto tiempo conservaremos sus datos?

Los datos personales que nos proporcione serán conservados mientras se mantenga la relación mercantil vigente. No obstante, para la máxima transparencia con usted le indicamos que los cómputos generales con los que trabajamos son:

• Datos genéricos de identificación (correo electrónico, nombre, apellidos, teléfono, etc.): mientras dure la relación mercantil o hasta que se revoque el consentimiento. En cualquier caso, se eliminarán cuando no vayan a utilizarse para el fin con el que fueron recabados.
• Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (obligaciones en materia de afiliación, altas, bajas, cotización, pago de salarios…); Arts. 66 y sig. Ley General Tributaria (libros de contabilidad…): cuatro (4) años.
• Acciones personales sin plazo especial (artículo 1964 Código Civil): cinco (5) años.
• Contable, fiscal y laboral (artículo 30 Código de Comercio — libros de contabilidad, facturas…): seis (6) años.
• Laboral: contratos, registros de jornada, recibos de salarios y cotizaciones, documentos de identificación: cuatro (4) años; informes de prevención de riesgos laborales, expedientes de enfermedades o accidentes, contratos con servicios de prevención: cinco (5) años.
• Datos sujetos a la Ley de Prevención del Blanqueo de Capitales y Financiación del Terrorismo (artículo 25): diez (10) años.
• Procesos de selección: dos (2) años desde la entrega del currículum vitae.
• Videovigilancia: treinta (30) días, salvo grabación de una infracción y/o delito.
• Datos desagregados y anonimizados: sin plazo.

Pese a la existencia de estos plazos generales, le informamos que de forma periódica revisaremos nuestros sistemas para proceder a eliminar aquellos datos que no sean legalmente necesarios.

3. Legitimación

¿Cuál es la legitimación para el tratamiento de sus datos?

Según las finalidades de la recogida de sus datos, el tratamiento de los mismos es necesario para:

• Gestionar la relación mercantil que ha suscrito y contratado con nosotros: ejecución de un contrato (art. 6.1.b RGPD) y consentimiento del interesado (art. 6.1.a RGPD).
• Realización de un presupuesto ajustado a sus necesidades: ejecución de un contrato y/o relación precontractual (art. 6.1.b RGPD).
• Gestionar comunicaciones por correo electrónico con interesados: consentimiento del interesado (art. 6.1.a RGPD) e interés legítimo (art. 6.1.f RGPD).
• Llevar a cabo procesos de selección de la sociedad: consentimiento del interesado (art. 6.1.a RGPD).
• Gestión de empleados y recursos humanos internos de la sociedad: ejecución contractual (art. 6.1.b RGPD).
• Envío de comunicaciones comerciales: consentimiento del interesado (art. 6.1 RGPD y art. 20 LSSICE) e interés legítimo (art. 6.1.f RGPD y art. 21.2 LSSICE).
• Controlar la seguridad de las instalaciones (videovigilancia): interés legítimo (art. 6.1.f RGPD).
• Gestionar las actividades formativas: ejecución de un contrato (art. 6.1.b RGPD) y consentimiento del interesado (art. 6.1.a RGPD).

Asimismo, todos los datos recogidos son necesarios para la prestación del servicio. No obstante, aquellos datos que estén marcados con un asterisco (*) serán obligatorios. En el caso de que los datos obligatorios no fueran facilitados, el responsable no podrá prestarle el servicio contratado.

Por último, le informamos que solo podrán aportar datos personales en este sitio web las personas mayores de 14 años. Según obliga la LOPD-GDD, en caso de menores de 14 años, será condición obligatoria el consentimiento de sus padres o tutores para que podamos tratar sus datos personales.

Por otra parte, solo podrán contratar nuestros servicios las personas mayores de 18 años. En caso de menores de 18 años, será condición obligatoria el consentimiento de sus padres o tutores legales para que podamos prestar los servicios ofertados, salvo que el menor esté emancipado.

4. Derechos que asisten a las personas interesadas

¿Qué derechos tengo en materia de protección de datos?

Conforme a lo establecido en los artículos 13 RGPD y 11.2.c) LOPD-GDD, puede ejercitar cualquiera de los siguientes derechos comunicándonoslo a la dirección postal Calle Velázquez 27, 1º derecha, 28001, Madrid, España o a la dirección electrónica info@axarkia.com. En todo caso, según la normativa vigente tiene reconocidos los siguientes derechos de acuerdo con los artículos 15 a 22 RGPD y 12 a 18 LOPD-GDD:

• Derecho a solicitar el acceso a los datos personales relativos al interesado.
• Derecho a solicitar su rectificación o supresión.
• Derecho a solicitar la limitación del tratamiento.
• Derecho a oponerse al tratamiento.
• Derecho a la portabilidad.

Puede solicitar al Responsable los formularios para ejercer sus derechos a través de la dirección de correo electrónico indicada en los datos del responsable. Adicionalmente, puede presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD). Más información en el apartado «Autoridad de control» del presente documento.

5. Destinatarios

¿A qué destinatarios se comunicarán sus datos?

Siempre se informará y, cuando proceda, se solicitará su consentimiento expreso para ceder sus datos personales o realizar transferencias internacionales de acuerdo con la normativa vigente (arts. 13.1.e) y 44 RGPD, así como arts. 11.1 y 40 LOPD-GDD 3/2018). Por ello, le informamos que los terceros con los que el Responsable trabaja tienen sus servidores ubicados dentro de la UE, EEE o Suiza, contando con medidas de seguridad adecuadas para garantizar un tratamiento de datos adecuado y confidencial.

Fuera de los casos anteriormente mencionados y salvo por obligación legal, no se cederán ni comunicarán a ningún tercero sus datos, excepto en los casos legalmente previstos o cuando sea estrictamente necesario para la prestación de un servicio. De forma genérica, los datos podrán ser cedidos a:

• Proveedores de servicios tecnológicos.
• Proveedores de servicios de pago.
• Empresas de mensajería y paquetería.
• Terceros o intermediarios, en calidad de prestadores de servicios, que operen en nuestro propio nombre (gestoría, asesoría, autónomos colaboradores…).
• Terceros encargados del tratamiento, colaboradores o con estrecha relación mercantil con el responsable para la exclusiva finalidad de prestar nuestros servicios.

Las cesiones de datos se producirán respetando la más estricta confidencialidad, empleando las medidas necesarias, tales como la firma de contratos de confidencialidad o la adhesión a sus políticas de privacidad establecidas en sus respectivas páginas web. El Usuario podrá negarse a la cesión de sus datos a los Encargados del Tratamiento mediante petición escrita por cualquiera de los medios anteriormente referenciados.

El responsable no cederá ni comunicará a ningún tercero sus datos, excepto en los casos legalmente previstos o cuando la prestación de un servicio implique la necesidad de una relación contractual con un Encargado de Tratamiento. Así, el Usuario acepta que algunos de los datos personales recabados sean facilitados a estos Encargados del Tratamiento (plataformas de pago, gestoría, intermediarios, etc.) cuando sea necesario para la efectiva realización de un servicio contratado o producto adquirido. El Usuario acepta también que, en caso de prestación de servicios, éstos puedan ser, total o parcialmente, subcontratados a otras personas o empresas, que tendrán la consideración de Encargados del Tratamiento, con los que se ha convenido el correspondiente contrato de confidencialidad o adherido a sus políticas de privacidad.

6. Procedencia de los datos

¿Cómo hemos obtenido sus datos?

Los datos de carácter personal que utiliza AXARKIA AI PROYECTOS DE INTELIGENCIA ARTIFICIAL S.L. proceden del propio interesado, dando así cumplimiento a lo establecido en los artículos 13 RGPD y 11 LOPD-GDD ya mencionados, o de empresas del grupo o colaboradoras, sobre las que puede obtener más información escribiendo a la dirección de correo electrónico info@axarkia.com o en la oficina del Responsable en la dirección postal indicada en este documento.

¿Qué categorías de datos manejamos?

Las categorías de datos de carácter personal que se tratan son:

• Datos de identificación: nombre, apellidos, DNI / NIE / pasaporte o documento equivalente, direcciones postales, direcciones electrónicas, sexo, fecha de nacimiento, lugar de nacimiento, teléfono de contacto (móvil / fijo).
• Información comercial: propia y de terceros.
• Datos económicos: número de cuenta bancaria, número de tarjeta de crédito.
• Currículum vitae: datos académicos, titulaciones, aficiones, pertenencia a asociaciones o clubes.
• Videovigilancia: imagen.

El tratamiento de datos sensibles se hará conforme a lo establecido en los artículos 9 RGPD y 9 LOPD-GDD, informando en todo caso al interesado sobre qué datos se utilizarán por el responsable.

7. Información adicional

Medidas de seguridad

Se informa a los Usuarios de la web del responsable que se han adoptado las medidas de seguridad, técnicas y organizativas a nuestro alcance para evitar la pérdida, mal uso, alteración, acceso no autorizado y robo de los datos, y que garantizan así la confidencialidad, integridad y calidad de la información contenida en las mismas, de acuerdo con lo establecido en la normativa vigente en materia de protección de datos. Los datos personales que se recogen en los formularios son objeto de tratamiento, únicamente, por parte del personal del responsable o de los Encargados del Tratamiento designados. El Sitio Web cuenta además con un cifrado SSL que permite al Usuario el envío seguro de sus datos personales a través de los formularios de contacto o registro del sitio web.

Redes sociales

El responsable del tratamiento cuenta con perfil en algunas de las principales redes sociales de Internet (Facebook, Instagram), reconociéndose en todos los casos Responsable del tratamiento de los datos de sus seguidores, fans, suscriptores, comentaristas y otros perfiles de Usuarios (en adelante, seguidores) publicados por el responsable.

La finalidad del tratamiento de datos por parte del responsable, cuando la ley no lo prohíba, será la de informar a sus seguidores sobre sus actividades y ofertas por cualquier vía que la red social permita, así como prestar servicio personalizado de atención al Usuario. La base jurídica que legitima este tratamiento será el consentimiento del interesado, que podrá revocar en cualquier momento.

En ningún caso el responsable extraerá datos de las redes sociales, a menos que se obtuviera puntual y expresamente el consentimiento del Usuario para ello (por ejemplo, para la realización de un concurso).

Confidencialidad

La información suministrada por el Usuario tendrá, en todo caso, la consideración de confidencial, sin que pueda ser utilizada para otros fines distintos a los aquí descritos. El responsable se obliga a no divulgar ni revelar información sobre las pretensiones del Usuario, los motivos del asesoramiento solicitado o la duración de su relación con éste.

Veracidad de los datos

El Usuario manifiesta que todos los datos facilitados por él son ciertos y correctos y se compromete a mantenerlos actualizados. El Usuario responderá de la veracidad de sus datos y será el único responsable de cuantos conflictos o litigios pudieran resultar por la falsedad de los mismos. Es importante que, para que podamos mantener los datos personales actualizados, el Usuario informe al responsable siempre que haya habido alguna modificación en los mismos.

8. Autoridad de control

Ponemos el máximo empeño para cumplir con la normativa de protección de datos, dado que es el activo más valioso para nosotros. No obstante, le informamos que, en caso de que usted entienda que sus derechos se han visto menoscabados, puede presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), sita en C/ Jorge Juan, 6. 28001 — Madrid. Más información sobre la AEPD: www.agpd.es.

Documentación realizada por LegalDPO. legaldpo.es

9. AXARKIA Voice: demo por teléfono con inteligencia artificial, Google Calendar y WhatsApp

Formulario «Pedir demo» y llamada con inteligencia artificial

Cuando pide una demo de AXARKIA Voice en nuestra web, le llama un agente de voz con inteligencia artificial, normalmente en menos de 5 minutos, al teléfono que nos facilita. El agente se presenta como inteligencia artificial al empezar la llamada.

• Datos: nombre, web de su empresa, email, teléfono, sector y fecha del consentimiento; de la llamada, la voz, la transcripción, un resumen, la duración, su valoración de interés y cuándo prefiere que le llamemos.
• Finalidad: hacerle la demo por teléfono y que después una persona de AXARKIA le contacte para informarle del servicio. Con la llamada estimamos su interés (alto, medio o bajo) solo para ordenar a quién llamar primero; no se toma ninguna decisión automática que le afecte.
• Legitimación: su consentimiento (art. 6.1.a RGPD), que da al marcar la casilla del formulario y que puede retirar cuando quiera.
• Conservación: 12 meses desde la petición si no llega a ser cliente; la transcripción de la llamada, 90 días en nuestros sistemas y 30 días (audio y transcripción) en el proveedor de voz.
• Límites: la llamada dura como máximo 4 minutos, solo llamamos a teléfonos españoles y como mucho una vez cada 24 horas al mismo número. Si durante la llamada pide que no le llamemos más, no volveremos a hacerlo. La demo es simulada: no le pida al agente datos sensibles ni se los facilite (DNI, datos bancarios o de salud).

Conexión con Google Calendar

Las empresas clientes de AXARKIA Voice pueden conectar su cuenta de Google desde su panel para que su agente dé citas en su Google Calendar. Solo lo hace una persona con acceso de administración al panel, y puede desconectarlo en cualquier momento.

• Datos de Google que usamos: la lista de calendarios de la cuenta (para elegir el calendario de cada profesional); los tramos ocupados y libres de esos calendarios (para no ofrecer huecos ocupados, sin leer el título, los asistentes ni el contenido de otros eventos); y los eventos que crea el propio agente (para crear, mover y cancelar las citas que reserva).
• Datos que guardamos: el email de la cuenta de Google conectada, un token de acceso cifrado, y el identificador y nombre de los calendarios elegidos y de los eventos que crea el agente.
• Uso: únicamente para que el agente de voz de esa empresa consulte su disponibilidad y gestione las citas que reserva. No usamos estos datos para publicidad, no los vendemos, no los usamos para entrenar modelos de inteligencia artificial y no los compartimos, salvo con los proveedores técnicos necesarios para prestar el servicio.
• Conservación: hasta que la empresa desconecta Google o deja el servicio; entonces borramos el token y revocamos el acceso ante Google. Los eventos ya creados permanecen en su calendario.

Conexión con WhatsApp Business

Las empresas clientes de AXARKIA Voice pueden conectar su número de WhatsApp Business desde su panel, a través del registro oficial de Meta, para que su agente conteste por escrito los mensajes que reciben. La empresa sigue usando su app de WhatsApp Business con normalidad y puede desconectarlo en cualquier momento.

• Datos: el número y el identificador de la cuenta de WhatsApp Business de la empresa, un token de acceso cifrado y, de cada chat que atiende el agente, el número de la persona que escribe, sus mensajes de texto y las respuestas del agente.
• Finalidad: que el agente de esa empresa conteste a sus clientes por WhatsApp y que la empresa vea las conversaciones en su panel. Cuando alguien de la empresa contesta él mismo desde su móvil, el agente deja de responder en ese chat.
• Conservación: las conversaciones, igual que las llamadas del panel de la empresa; el token, hasta que la empresa desconecta WhatsApp o deja el servicio, momento en que lo borramos y dejamos de recibir sus mensajes.
• No usamos estos datos para publicidad, no los vendemos y no los usamos para entrenar modelos de inteligencia artificial.

Proveedores de AXARKIA Voice

Para prestar AXARKIA Voice, tratan datos por nuestra cuenta, con contrato de encargado del tratamiento: ElevenLabs (voz, inteligencia artificial y transcripción de las llamadas; EE. UU.), Google (modelo de lenguaje Gemini, a través de ElevenLabs), Twilio y Zadarma (telefonía; EE. UU. y UE), Meta (WhatsApp Business; UE y EE. UU.), Neon (base de datos; UE, Frankfurt), Hetzner (servidores y copias de seguridad; Alemania) y Webempresa (envío de emails; España). Las transferencias a EE. UU. se realizan con las garantías del RGPD: cláusulas contractuales tipo aprobadas por la Comisión Europea o el Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU.